Wersja: 1.0
Data obowiązywania: 5 sierpnia 2026 r.

1. Najważniejsze informacje

Niniejsza Polityka wyjaśnia, w jaki sposób przetwarzamy dane osobowe osób korzystających z serwisu internetowego trackspace.pl („Serwis”), w szczególności osób przeglądających Serwis, zakładających konto, kupujących bilety lub inne produkty i usługi, zapisujących się na wydarzenia, korzystających z biletów z kodem QR, zamieszczających ogłoszenia, kontaktujących się z nami lub zapisujących się do newslettera.

Administratorem danych osobowych jest Przemysław Różycki, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Usługi Informatyczne Przemysław Różycki (PRIT.PL), ul. Harmonijna 2C/76, 80-180 Borkowo, NIP 5832799513, REGON 221717008 („Administrator”, „my”).

W sprawach dotyczących prywatności i realizacji praw można skontaktować się z nami:

• e-mail: p.rozycki@trackspace.pl;
• pocztą: na adres Administratora wskazany powyżej, z dopiskiem „Dane osobowe”.

Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych, ponieważ według naszej oceny nie zachodzi taki obowiązek. Kontakt w sprawach ochrony danych odbywa się bezpośrednio z Administratorem.

2. Zakres, cele, podstawy prawne i okresy przetwarzania

Zakres danych zależy od sposobu korzystania z Serwisu. Nie prosimy o dane, które nie są potrzebne do danego celu.

2.1. Korzystanie z Serwisu, logi i bezpieczeństwo

Możemy przetwarzać adres IP, datę i czas żądania, adres żądanej strony, adres strony odsyłającej, dane o przeglądarce, systemie i urządzeniu, identyfikatory techniczne, informacje o błędach oraz zdarzenia związane z bezpieczeństwem.

Robimy to w celu wyświetlania Serwisu, zapewnienia jego prawidłowego działania, administrowania infrastrukturą, wykrywania nadużyć, ochrony kont i transakcji oraz ustalania, dochodzenia lub obrony roszczeń. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli nasz prawnie uzasadniony interes polegający na prowadzeniu bezpiecznego Serwisu i ochronie praw Administratora oraz użytkowników.

Standardowe logi techniczne przechowujemy co do zasady nie dłużej niż 12 miesięcy, chyba że są potrzebne dłużej do wyjaśnienia incydentu, wykonania obowiązku prawnego lub dochodzenia albo obrony roszczeń.

2.2. Konto użytkownika

Przy zakładaniu i obsłudze konta możemy przetwarzać imię i nazwisko, nazwę użytkownika, adres e-mail, numer telefonu, adres, dane podane w profilu, historię zamówień i biletów, ustawienia konta oraz dane dotyczące logowania i bezpieczeństwa.

Dane przetwarzamy w celu utworzenia i prowadzenia konta, udostępniania jego funkcji, obsługi zamówień i komunikacji związanej z kontem. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy o prowadzenie konta lub działania przed jej zawarciem. Dane niezbędne dla bezpieczeństwa i ochrony przed nadużyciami przetwarzamy również na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Dane konta przechowujemy do czasu usunięcia konta lub zakończenia świadczenia usługi, a następnie — w niezbędnym zakresie — do upływu okresu przedawnienia roszczeń lub okresów wymaganych prawem. Usunięcie konta nie powoduje usunięcia dokumentacji zamówień, jeśli musimy ją przechować z powodów podatkowych, rachunkowych lub dowodowych.

2.3. Zamówienia, sprzedaż biletów, płatności i udział w wydarzeniach

W związku z zamówieniem lub zapisem na wydarzenie możemy przetwarzać:

• imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu i adres rozliczeniowy;
• dane firmy, NIP i dane do faktury — jeśli zażądasz faktury;
• informacje o zamówieniu, wydarzeniu, bilecie, płatności i jej statusie;
• indywidualny identyfikator lub kod QR biletu oraz informacje o jego sprawdzeniu, wejściu lub wyjściu;
• dane uczestnika podane w związku z konkretnym wydarzeniem, jeżeli kupujący i uczestnik to różne osoby;
• treść korespondencji, reklamacji, zwrotów i zgłoszeń dotyczących zamówienia.

Nie przechowujemy pełnych danych karty płatniczej. Dane potrzebne do wykonania płatności są przekazywane bezpośrednio operatorowi wybranej metody płatności.

Dane przetwarzamy:

• w celu przyjęcia i realizacji zamówienia, wystawienia i weryfikacji biletu, obsługi udziału w wydarzeniu, płatności, zwrotu i kontaktu organizacyjnego — art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
• w celu prowadzenia dokumentacji księgowej i podatkowej — art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z właściwymi przepisami podatkowymi i rachunkowymi;
• w celu zapobiegania oszustwom, zabezpieczenia wydarzenia i transakcji oraz ustalania, dochodzenia lub obrony roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Dane związane z wykonaniem zamówienia przechowujemy przez czas jego realizacji, a następnie do upływu właściwych terminów przedawnienia roszczeń. Dokumentację podatkową i rachunkową przechowujemy przez okres wymagany przepisami, co do zasady 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Dane o wykorzystaniu biletu przechowujemy co do zasady razem z dokumentacją danego zamówienia, o ile nie ma podstawy do ich wcześniejszego usunięcia lub anonimizacji.

2.4. Dane innych uczestników przekazane przez kupującego

Jeżeli kupujesz bilet lub dokonujesz zapisu dla innej osoby, podaj wyłącznie dane niezbędne i poinformuj tę osobę o przekazaniu nam jej danych oraz o niniejszej Polityce. Dane otrzymujemy wtedy od kupującego i wykorzystujemy w celu realizacji zamówienia zawartego z kupującym, obsługi udziału tej osoby w wydarzeniu, zapewnienia bezpieczeństwa oraz ustalania, dochodzenia lub obrony roszczeń. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli nasz prawnie uzasadniony interes polegający na prawidłowej realizacji zamówienia, organizacji wydarzenia i ochronie praw Administratora, kupującego oraz uczestnika. Kategorie danych, odbiorcy i okresy przechowywania są takie jak opisane w pkt 2.3.

Jeżeli dysponujemy danymi kontaktowymi uczestnika, przekazujemy mu informacje wymagane przez art. 14 RODO najpóźniej przy pierwszym kontakcie z nim, jednak nie później niż w ciągu miesiąca od otrzymania jego danych, chyba że uczestnik posiada już te informacje albo zachodzi inny wyjątek przewidziany w art. 14 ust. 5 RODO.

2.5. Formularz kontaktowy, wiadomości i załączniki

Możemy przetwarzać imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, temat i treść wiadomości, przesłane pliki oraz inne dane dobrowolnie zawarte w zgłoszeniu.

Dane przetwarzamy w celu udzielenia odpowiedzi i prowadzenia korespondencji:

• na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli wiadomość dotyczy zawarcia lub wykonania umowy;
• na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, jeżeli chodzi o inne zapytanie — naszym prawnie uzasadnionym interesem jest komunikacja z użytkownikami i obsługa zgłoszeń;
• na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c lub f RODO, jeżeli korespondencja jest potrzebna do wykonania obowiązku prawnego albo ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Korespondencję niezwiązaną z umową przechowujemy co do zasady przez 12 miesięcy od zakończenia sprawy. Korespondencję związaną z umową, reklamacją, sporem lub obowiązkiem prawnym możemy przechowywać do upływu odpowiedniego okresu przedawnienia lub okresu wymaganego prawem.

Nie przesyłaj w formularzu danych szczególnych kategorii, dokumentacji medycznej ani skanów dokumentów tożsamości, chyba że wyraźnie o to poprosimy i wskażemy podstawę oraz cel ich przetwarzania.

2.6. Newsletter i marketing elektroniczny

Jeżeli zapiszesz się do newslettera albo osobno zgodzisz się na otrzymywanie informacji handlowych, przetwarzamy co najmniej Twój adres e-mail, informacje o udzielonej zgodzie i jej wycofaniu, a jeżeli podasz je dobrowolnie — także imię oraz dane o interakcji z wiadomościami.

Podstawą przetwarzania danych i wysyłki marketingowej jest Twoja zgoda — art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz właściwe przepisy ustawy Prawo komunikacji elektronicznej. Zgodę możesz wycofać w dowolnej chwili, w szczególności przez link rezygnacji w wiadomości lub kontakt z nami. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

Dane wykorzystujemy do czasu wycofania zgody, a następnie możemy zachować minimalny dowód jej udzielenia i wycofania do upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń, wyłącznie w celu wykazania zgodności działania z prawem. Nie uzależniamy zakupu biletu ani utworzenia konta od zgody marketingowej.

2.7. Ogłoszenia, komentarze i treści publiczne

Jeżeli Serwis umożliwia publikowanie ogłoszeń, komentarzy, profili lub innych treści, przetwarzamy dane podane w treści i formularzu publikacji, dane konta, identyfikatory techniczne oraz informacje potrzebne do moderacji.

Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO w zakresie świadczenia żądanej usługi oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zakresie moderacji, przeciwdziałania nadużyciom, ochrony użytkowników i dochodzenia lub obrony roszczeń. Treść przechowujemy przez okres publikacji, a po usunięciu — przez czas potrzebny do wykonania obowiązków prawnych, obsługi zgłoszeń i ochrony przed roszczeniami. Informacje zamieszczone w publicznej części Serwisu mogą zostać skopiowane lub zindeksowane przez osoby trzecie i wyszukiwarki.

2.8. Statystyka, preferencje i marketing w Serwisie

Niezbędne mechanizmy techniczne uruchamiamy, gdy jest to konieczne do dostarczenia żądanej usługi. Analityczne, preferencyjne lub marketingowe pliki cookies i podobne technologie uruchamiamy dopiero po uzyskaniu zgody, o ile zgoda jest wymagana.

Dane uzyskane przez opcjonalne technologie przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zgodę można w każdej chwili wycofać w ustawieniach prywatności dostępnych w Serwisie. Szczegóły znajdują się w pkt 8.

2.9. Roszczenia, obowiązki prawne i reorganizacja działalności

Możemy przetwarzać dane w celu wykonania obowiązków wynikających z prawa, realizacji żądań uprawnionych organów oraz ustalania, dochodzenia lub obrony roszczeń — odpowiednio na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c lub f RODO. W razie sprzedaży lub reorganizacji całości albo części działalności dane mogą zostać objęte badaniem i przekazaniem, o ile jest to niezbędne i zgodne z prawem; podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a naszym interesem — umożliwienie zgodnej z prawem reorganizacji działalności.

3. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych jest dobrowolne, ale może być niezbędne do utworzenia konta, zawarcia i wykonania umowy, zakupu i użycia biletu, dokonania płatności, otrzymania faktury, rozpatrzenia reklamacji albo uzyskania odpowiedzi. Brak danych wymaganych w danym formularzu może uniemożliwić wykonanie tej czynności. Dane oznaczone jako opcjonalne nie są konieczne.

Zgody na newsletter, marketing oraz opcjonalne pliki cookies są dobrowolne i nie wpływają na możliwość korzystania z podstawowych funkcji Serwisu.

4. Odbiorcy danych

Dane mogą być ujawniane wyłącznie w zakresie niezbędnym:

• dostawcy hostingu, infrastruktury, kopii zapasowych, poczty elektronicznej i wsparcia IT;
• dostawcom WordPress/WooCommerce i narzędzi obsługujących konta, zamówienia, bilety z kodem QR, wiadomości, bezpieczeństwo, statystyki i zarządzanie zgodami — jeżeli dane narzędzie jest aktywne;
• operatorom płatności wybranym przez użytkownika, w szczególności PayU S.A. oraz dostawcy płatności opartych na rozwiązaniach Stripe/WooPayments; operator płatności może działać jako odrębny administrator w zakresie wymaganym do realizacji płatności i obowiązków regulacyjnych;
• dostawcy wysyłki newslettera i poczty transakcyjnej, jeżeli korzystamy z jego usług;
• Cloudflare, Inc. — jeżeli w danej części Serwisu stosujemy mechanizm ochrony formularza lub logowania Cloudflare Turnstile albo usługi sieciowe Cloudflare;
• organizatorowi, współorganizatorowi, właścicielowi lub obsłudze obiektu i osobom weryfikującym bilety — tylko gdy jest to niezbędne do obsługi konkretnego wydarzenia;
• dostawcom księgowości, obsługi prawnej, audytu, ubezpieczeń oraz podmiotom świadczącym usługi pocztowe lub kurierskie;
• bankom, operatorom komunikacji i innym podmiotom uczestniczącym w realizacji usługi;
• organom publicznym lub innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

Podmioty przetwarzające działają na nasze udokumentowane polecenie i na podstawie odpowiednich umów, chyba że dany odbiorca samodzielnie określa cele i sposoby przetwarzania jako odrębny administrator.

5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy dostawcy technologii mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w Stanach Zjednoczonych. Jeżeli dochodzi do takiego przekazania, stosujemy mechanizm przewidziany w rozdziale V RODO, w szczególności:

• decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony, w tym EU–US Data Privacy Framework — w odniesieniu do podmiotów objętych taką decyzją; albo
• standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej, w razie potrzeby wraz z dodatkowymi zabezpieczeniami.

Informację o konkretnym mechanizmie przekazania lub jego kopię można uzyskać, kontaktując się z nami. Nie traktujemy samej akceptacji Polityki jako zgody na transfer danych do państwa trzeciego.

6. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Nie podejmujemy wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały w rozumieniu art. 22 RODO.

Narzędzia bezpieczeństwa lub operatorzy płatności mogą automatycznie oceniać ryzyko nadużycia. Jeżeli operator płatności robi to jako odrębny administrator, szczegółowe informacje podaje we własnej polityce prywatności.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

Na zasadach określonych w RODO przysługuje Ci prawo do:

• dostępu do danych i uzyskania ich kopii;
• sprostowania danych;
• usunięcia danych;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany;
• wycofania zgody w dowolnym czasie;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją;
• wniesienia w dowolnym czasie sprzeciwu wobec przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, https://uodo.gov.pl/.

Wniosek możesz wysłać na dane kontaktowe z pkt 1. Możemy poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości, ale nie będziemy żądać danych nadmiarowych. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca. W przypadkach przewidzianych prawem termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące; poinformujemy wtedy o przyczynach opóźnienia.

Prawa nie mają charakteru bezwzględnego. Przykładowo nie usuniemy danych, które musimy przechowywać w celu wykonania obowiązku prawnego albo ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

8. Pliki cookies i podobne technologie

8.1. Czym są cookies

Cookies to niewielkie informacje zapisywane w urządzeniu użytkownika lub odczytywane z niego podczas korzystania z Serwisu. Podobną funkcję mogą pełnić pamięć lokalna, piksele, znaczniki i identyfikatory internetowe. Cookies mogą być sesyjne — usuwane po zamknięciu przeglądarki — albo trwałe, przechowywane do upływu wskazanego czasu lub ich usunięcia.

8.2. Kategorie

Serwis może używać następujących kategorii:

1. Niezbędne — służą m.in. bezpieczeństwu, zapisaniu wyborów prywatności, logowaniu, utrzymaniu sesji, obsłudze koszyka, zamówienia i płatności. Są używane bez zgody tylko w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi żądanej przez użytkownika lub transmisji komunikatu.
2. Preferencyjne — zapamiętują wybrane ustawienia, np. język lub sposób wyświetlania. Są uruchamiane po uzyskaniu zgody, chyba że konkretna funkcja jest wyraźnie żądana przez użytkownika i bez zapisu nie może działać.
3. Analityczne — pomagają mierzyć ruch i sposób korzystania z Serwisu. Są uruchamiane po uzyskaniu zgody.
4. Marketingowe i treści zewnętrzne — służą pomiarowi kampanii, dopasowaniu komunikacji lub załadowaniu treści podmiotu trzeciego, który może śledzić użytkownika. Są uruchamiane po uzyskaniu zgody.

Szczegółowa, aktualna lista używanych technologii — obejmująca nazwę, dostawcę, cel, kategorię i maksymalny czas działania — jest dostępna w panelu „Ustawienia prywatności/cookies” wyświetlanym w Serwisie. Lista generowana przez aktywne narzędzie zarządzania zgodami stanowi część niniejszej Polityki. Faktycznie stosowane cookies mogą zależeć od odwiedzanej podstrony, zalogowania oraz wybranych funkcji.

8.3. Zgoda i jej zmiana

Przy pierwszej wizycie umożliwiamy zaakceptowanie lub odrzucenie opcjonalnych kategorii oraz dokonanie szczegółowego wyboru. Brak działania albo samo dalsze przeglądanie Serwisu nie oznacza zgody. Opcje „Akceptuję” i „Odrzucam” są przedstawione w porównywalny sposób. Opcjonalne technologie nie są uruchamiane przed dokonaniem wyboru przez użytkownika.

Zgodę można w dowolnej chwili zmienić lub wycofać za pomocą odnośnika „Ustawienia prywatności/cookies” dostępnego w stopce Serwisu. Można też usunąć cookies w ustawieniach przeglądarki. Usunięcie lub blokada niezbędnych cookies może spowodować, że logowanie, koszyk, płatność albo inne żądane funkcje nie będą działać prawidłowo.

Podstawą zapisu lub odczytu informacji w urządzeniu jest art. 399 ustawy z 12 lipca 2024 r. — Prawo komunikacji elektronicznej. W zakresie, w jakim identyfikatory lub informacje z cookies stanowią dane osobowe, podstawą dalszego przetwarzania opcjonalnych technologii jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

9. Osoby małoletnie i dane dotyczące zdrowia

Nie kierujemy samodzielnego zakładania konta ani dokonywania zakupów do dzieci, które nie mogą skutecznie zawrzeć danej umowy. Jeżeli uczestnikiem wydarzenia jest osoba małoletnia, zgłoszenia i wymaganych zgód dokonuje jej rodzic lub opiekun prawny zgodnie z regulaminem wydarzenia.

Jeżeli ze względu na charakter konkretnego wydarzenia rzeczywiście potrzebujemy informacji dotyczących zdrowia, wypadku, ograniczeń lub kontaktu awaryjnego, przekażemy odrębną, odpowiednią informację i wskażemy właściwą podstawę prawną. Nie należy wpisywać takich informacji w ogólnych formularzach ani przesyłać ich bez wyraźnej prośby.

10. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w szczególności kontrolę dostępu, szyfrowaną transmisję, kopie zapasowe, aktualizacje, mechanizmy ochrony logowania i formularzy, rejestrowanie istotnych zdarzeń oraz ograniczanie dostępu do osób, które go potrzebują. Żadna metoda transmisji lub przechowywania nie eliminuje jednak całkowicie ryzyka.

Użytkownik powinien chronić hasło, nie udostępniać konta i poinformować nas o podejrzeniu nieuprawnionego dostępu.

11. Linki i serwisy zewnętrzne

Serwis może zawierać linki lub osadzone elementy prowadzące do serwisów innych podmiotów. Po przejściu do takiego serwisu podmiot trzeci przetwarza dane według własnych zasad. Prosimy zapoznać się z jego informacją o prywatności. Nie odpowiadamy za niezależne działania podmiotów trzecich, których serwisów nie kontrolujemy.

12. Zmiany Polityki

Polityka może być aktualizowana, w szczególności w razie zmiany prawa, funkcji Serwisu, dostawców lub sposobów przetwarzania. Aktualną wersję publikujemy w Serwisie wraz z datą obowiązywania. O zmianach istotnie wpływających na prawa lub sposób przetwarzania poinformujemy w odpowiedni sposób, np. komunikatem w Serwisie lub wiadomością e-mail. Jeżeli zmiana wymaga nowej zgody, poprosimy o nią przed rozpoczęciem przetwarzania.